Zusammenfassung: Die meisten Non-Profit-Organisationen verrichten ihr Engagement nicht nur an ein und demselben Ort. Die gemeinnützige Sarah Wiener Stiftung sensibilisiert bspw. mit Ich kann kochen!, ihrer gemeinsamen Initiative mit der BARMER, im gesamten deutschen Raum bereits mehr als eine Million Kinder im Alter zwischen 3 und 10 für gesunde Ernährung. Der Stiftung ist schnell klar geworden, dass ihre hoch ambitionierte Mission ohne digitale Assistenz nicht zu verwirklichen sein wird. 2016 ging die wolkige Genussreise in die Welt der cloud-basierten CRM-Lösungen los. Angespornt vom hochgesteckten Ziel, innerhalb von 5 Jahren über eine Million Kinder zu erreichen, wurde 2017 schließlich APTLY als Partneragentur beauftragt, dieses Projekt mit in die Wege zu leiten. Mit Erfolg! Das Ziel ist übertroffen worden. Individualisierte Zertifikate fertigt die Sarah Wiener Stiftung mit der APTLY-App Customate zur Dokumenterzeugung an. 
Wie so viele der heute deutschlandweit oder darüber hinaus tätigen NGO’s und Nonprofits hat auch die Sarah Wiener Stiftung einmal klein angefangen. NGO/NPO-Tätigkeiten sind in vielen Fällen ehrenamtlich, deswegen müssen sich besonders diese Institutionen effektiv vernetzen und digitalisieren. Damit NGOs und NPOs sich auf den Kern ihrer Arbeit konzentrieren können, bietet Salesforce die Nonprofit Cloud (NPC) an. Die NPC beinhaltet die Sales und die Service Cloud. Top für gemeinnützige Organisationen: Jede NGO und NPO erhält die ersten 10 Salesforce Nonprofit Cloud bzw. NPSP-Lizenzen gratis! Gemeinnützige Organisationen können darin ihre Daten, Programme, Spenden, E-Mails sowie Events managen. Besonders bei wachsenden Communities kommen die Vorteile des Salesforce-Systems zum Tragen. Darüber hinaus bietet die NPSP mit “Reports & Analytics” auch die Möglichkeit an, sämtliche Maßnahmen zu analysieren. Da NGOs und NPOs viel von der Tatkraft der zahlreichen Freiwilligen profitieren, bietet das Cloud-Softwarepaket auch ein effektives Freiwilligenmanagement an. Salesforce für NPOs und NGOs ist Teil des von Salesforce ins Leben gerufenen 1-1-1-Modells.

Wie NGOs ein leistungsfähiges CRM implementieren können – Die Reise der Sarah Wiener Stiftung

Hunger bekämpfen, Kindern die Grundlagen gesunder Ernährung näherbringen, Bildung in entlegenen und armen Regionen ermöglichen, Menschen eine Zukunft bieten oder sie auf unterschiedlichste Weise unterstützen  – viele Organisationen weltweit haben sich der Reise angeschlossen, die Welt auf ihre Weise ein Stück besser zu machen. Dass diese Arbeit eine große Menge an Planung und eine klare Struktur voraussetzt, ist kein Geheimnis. Partner, Unterstützer, Mitarbeiter und Freiwillige müssen organisiert und informiert werden, um Ziele zu erreichen und Projekte umzusetzen. Kollaborative Zusammenarbeit in wachsenden Organisationen wird jedoch immer komplexer. Der Schritt in Richtung cloudbasierter Lösungen folgt daher für viele NGOs und Non-Profits zwangsläufig nach den ersten erfolgreichen Projekten und wachsender Nachfrage. Aber wie geht man überhaupt eine solche Herausforderung an? Wie verträgt sich ehrenamtliche Arbeit, Wertschöpfung und Digitalisierung überhaupt? 

Sarah Wiener Stiftung: Ich kann kochen!

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APTLY: “Ich kann CRM!”

Die Sarah Wiener Stiftung hat sich 2015 das höchst ambitionierte Ziel gesteckt, innerhalb der kommenden 5 Jahre, eine Million Kinder mit dem Projekt Ich kann kochen! zu erreichen. Im Rahmen dieses Projekts will die Stiftung, gegründet von der gleichnamigen deutsch-österreichischen Köchin und Tochter eines der führenden Kybernetik-Forschers, Kinder im Alter zwischen 3 und 10 Jahren dabei begleiten, begeisterte Köchen und Köchinnen zu werden und die Kids für ausgewogene Ernährung begeistern. Um eine so große Community zu erreichen, benötigte die Stiftung einen Agenturpartner und ein leistungsfähiges Customer-Relationship-Management. 

“Inzwischen hatten wir auch eine auf das Tool spezialisierte Agentur gefunden. Sie hat uns beraten und geholfen, Ruhe zu bewahren.”

Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung bei der Sarah Wiener Stiftung, Quelle: so-geht-digital.de

Hier begann APTLYs “Ich kann CRM”-Reise mit der Sarah Wiener Stiftung. Wohlgemerkt: Damals bestand die Belegschaft noch aus nur zehn Angestellten, viele davon nur in Teilzeit. Nach einjähriger Vorplanung samt Check-up aller infrage kommenden Tools, ist die Sarah Wiener Stiftung 2017, zusammen mit APTLY als Partneragentur, diese Reise angegangen.

Links steht ein Zitat: "Ohne Salesforce könnten wir die hohe Zahl an Teilnehmern und Fortbildungen nicht managen". Rechts davon befindet sich ein Bild auf der Sarah Wiener zusammen mit 4 Kindern am Kochtopf steht. DIe Stimmung ist ausgelassen. EIn Kind lächelt direkt in die Kamera.
Quelle: Salesforce.com/de/

“Gemeinsam haben wir eine Roadmap zur Implementierung erarbeitet, die technische Umsetzung des CRM-Systems hat die Agentur übernommen. Noch heute unterstützt uns die Agentur. Sie passt das CRM bei Bedarf an, erstellt Templates, kümmert sich um Fehlermeldungen und berät uns bei strategischen Fragen.”

Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung bei der Sarah Wiener Stiftung, Quelle: so-geht-digital.de

So sollten das Pensum von 2015 jährlich noch 40-50 stattfindenden Fortbildungen, Kinderkochkursen und Bauernfahrten bis 2020 auf 500 Fortbildungen verzehnfacht werden. Diese Fortbildungen sind maßgebliche Multiplikatorenschulungen, um das gesteckte Ziel von einer Million erreichten Kindern innerhalb der fünf Jahre auch stemmen zu können. Ein Unterfangen, was effektiv nur digital und mit kollaborativen Tools stemmbar ist. “Doch kein System schien zu erfüllen, was wir brauchten. Das Gefühl zu haben, kein CRM sei für uns gemacht, ist ein richtiger Frustmoment.”, schildert Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung bei der Sarah Wiener Stiftung, auf so-geht-digital.de die Findungsphase.

“Einen Mindshift bewirkte bei mir dann die Erkenntnis, dass es weniger darum geht, dass das CRM von Anfang an 100%ig passt, sondern vielmehr darum, dass das System mit uns mitwachsen kann.”

Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung bei der Sarah Wiener Stiftung,
Quelle: so-geht-digital.de

Frau Gehrke und ihre “Taskforce CRM” haben sich Anfang 2017 schließlich für Salesforce entschieden. “Ausschlaggebend war unter anderem die Möglichkeit der Verknüpfung mit anderen Bereichen unserer IT-Infrastruktur und die hohe Systemstabilität.“

Mit einem CRM war die Reise der Sarah Wiener Stiftung noch nicht zu Ende. Die Sarah Wiener Stiftung arbeitet bereits seit 2018 mit der APTLY-Eigenkreation Customate und stellt damit automatisiert und hyperpersonalisierte Zertifikate für alle Kursteilnehmer*innen aus. 2020 haben Judith Gehrke und ihre Taskforce den Entschluss gefasst, auch mithilfe von Marketing Automation ihre Mission weiter voranzutreiben: Um Kampagnen effizienter gestalten zu können, Conversionraten zu steigern und um besser qualifizierte Leads an die Teams verteilen zu können, erweiterte die Nonprofit Organisation ihre Sales Cloud um das Marketing-Automation-Tool Pardot von Salesforce. Jetzt konnten noch einfacher automatisierte Nurture-Strecken für E-Mail-Marketing-Kampagnen konzipiert, gestaltet und ausgewertet werden. Mit vollem Erfolg! Das gesteckte Ziel von einer Million erreichten Kindern wurde mit über 20.000 “Genussbotschaftern” durch die Fortbildungen und Reisen der SWS sogar übertroffen1https://ichkannkochen.de/fileadmin/ichkannkochen/content/05_die-initiative/04_wirkung/2020_Ich_kann_kochen_wirkt_5_Jahre.pdf, S. 29..

“An uns kann man gut sehen, dass Organisationsentwicklung und Digitalisierung zusammen gehören. Wenn wir etwas verändern wollen, überlegen wir, wie wir das CRM-System dafür nutzen können. Das ist heute allen in der Stiftung klar.“

Anja Schermer, Geschäftsführerin bei der Sarah Wiener Stiftung.
Quelle: Linkedin

Eine besondere Erfolgsstory schreibt die Sarah Wiener Stiftung mit dem Einsatz der Sales Cloud und Marketing Cloud von Salesforce. Wenn Sie mehr erfahren wollen über die Arbeit von APTLY mit der NGO, hier am Beispiel digitales Veranstaltungsmanagement, dann werfen Sie doch mal einen Blick auf unsere einstündige Projektpräsentation:

Pandemie vs. Ich kann kochen!: innerhalb von 3 Wochen von in-person zu digital-only Fortbildungen

Und das trotz einer Pandemie, die die Stiftung zwang, ihre Fortbildungsprogramme von jetzt auf gleich von ausschließlich vor Ort auf ausschließlich digital umzuplanen. Die Mammutaufgabe: Zunächst mussten 500 Vor-Ort-Events abgesagt und alle Teilnehmer:innen informiert werden. Eine schnelle Durchführung war essentiell, um die Mission nicht zu gefährden. Unter Hochdruck haben die Sarah Wiener Stiftung und APTLY innerhalb von nur drei Wochen:

  • Eine digitale, interaktive Lernumgebung in Articulate und Typo3 erstellt
    • APTLY hat die Schnittstelle zwischen Lernumgebung und Salesforce hergestellt, um die angebotenen Lernressourcen zu verwalten
    • Integration der automatisierten, hyperpersonalisierbaren Zertifikatserstellung via Customate 
  • alle Lernmaterialien und weitere Ressourcen in das Onlineportal der Initiative übertragen
    • Einrichtung von Automatisierungen für einfachen Fernzugriff auf die Ressourcen 
  • das digitale Management der Trainer*innen über Salesforce optimiert
    • umfasst alle Logistiken und Zoom-Sessions für die Trainer
  • Umstieg auf Salesforce Surveys, um Feedback zu sammeln
    • Bessere Auswertbarkeit der Onlinefortbildungen
    • Optimierung der automatisierten Feedbackschleifen

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Ein mittelaltes Elternpärchen sitzt am Tisch. Der Vater hat seine Tochter auf dem Schoß.
Foto: Sarah Wiener Stiftung | photothek

Digitalisiertes Veranstaltungsmanagement: Aus der Not eine Tugend machen

Diese Maßnahmen haben die Effektivität der Sarah Wiener Stiftung exponentiell erhöht und viele Stunden an zusätzlicher Arbeit eingespart, was sich positiv auf die Verfolgung der Mission der Non-Profit-Organisation ausgewirkt hat. Durch ein Monitoring-Framework und APTLYs Unterstützung bei Quality Assurance für die Initiative Ich kann kochen! konnte zudem die Prüfung der Wirksamkeit der Fortbildungen optimiert werden. Ein weiterer positiver Nebeneffekt war die stärkere Transparenz hinsichtlich ineffektiver Arbeitsprozesse, die folglich auch optimiert worden sind. Schlussendlich konnten durch das digitalisierte Veranstaltungsmanagement noch mehr Events mit weniger Verwaltungsaufwand aufgrund effektiverer Prozessbearbeitung realisiert werden.

“Noch heute unterstützt uns die Agentur. Sie passt das CRM bei Bedarf an, erstellt Templates, kümmert sich um Fehlermeldungen und berät uns bei strategischen Fragen.”

Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung bei der Sarah Wiener Stiftung,
Quelle: so-geht-digital.de

Die Sarah Wiener Stiftung kocht und kocht und kocht

Das soll aber noch nicht das Ende gewesen sein. Die Sarah Wiener Stiftung “kocht weiter”! “Wir wollen die Chancen der Digitalisierung weiter nutzen mit passgenauen Angeboten für Eltern, GenussbotschafterInnen und Kinder – immer und überall erlebbar.”, so die Stiftung in ihrem 5-Jahres-Bericht2 Ebd., S. 63.. Wir sind gespannt, wo die Genussreise hingehen wird. Der Erfolg schlägt sich auch beim Personal nieder, waren es ganz am Anfang noch vier Teilzeitkräfte, engagieren sich mittlerweile 40 Personen für nachhaltige Ernährungsbildung. APTLY freut sich sehr, weiterhin Partner der Sarah Wiener Stiftung für alle digitalen Fragen sein zu dürfen. 

Sarah Wiener sitzt am bunt gedeckten Tisch mit Kindern im Alter zw. 3 und 10 Jahren und hält Händchen.
Foto: Sarah Wiener Stiftung | photothek

Jetzt fragen Sie als interessierte*r Leser*in sich sicher, was Sie alles mitbringen müssen, um digital mit Ihrem Projekt und Ihrer Organisation durchzustarten? Vorausgesetzt, Sie wissen, was Sie erreichen wollen und Ihr Team steht mit voller Überzeugung hinter Ihnen, dann können wir Sie innerhalb von 30 Tagen ready to roll machen. 

Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren eine unverbindliche CRM-Sprechstunde mit unseren Expert*innen.

Noch unsicher? Schauen Sie, welche Kunden wir wirksam digitalisiert haben und welche Teile des Customer-Lifecycle-Pfades transformiert worden sind:

Ihr wollt mehr über die Erfolgsgeschichte der Sarah Wiener Stiftung mit Salesforce.org erfahren?

Jeder Genussbotschafter erhält von der Sarah Wiener Stiftung ein persönliches Zertifikat. Die Sarah Wiener Stiftung arbeitet mit APTLYs selbstprogrammiertem Customate – Hyperpersonalisierte Dokumente einfach gemacht. Egal ob Sie automatisierte Angebote, Rechnungen oder Zertifikate erstellen wollen. Was Customate noch alles kann und wie Sie an eine Demo gelangen, erfahren Sie hier:

Lest im zweiten Teil, was unter der NPC zu verstehen ist und was ihr damit alles machen könnt.

Nonprofit Success Pack und Nonprofit Cloud – Das Salesforce Lösungspaket für gemeinnützige Organisationen

Damit das Management von NGOs (Nichtregierungsorganisationen) und NPOs (Non-Profit-Organisationen) nicht allzu viel von der kostbaren Zeit in Anspruch nimmt, die effektiv darauf verwendet werden könnte, Ressourcen gezielt einzusetzen und etwas zu bewegen, hat Salesforce ein vollständiges Lösungspaket für Non-Profits zusammengestellt. Und das auf zwei Einstiegslevels: 

  • Das Nonprofit Success Pack (NPSP) für NGOs/NPOs, die am Anfang des Digitalisierungsprozesses stehen
  • Die Nonprofit Cloud (NPC), für NGOs/NPOs, die sich bereits im Digitalisierungsprozess befinden (NPSP)

Mit Salesforce für Non-Profits steht großen wie auch kleineren gemeinnützigen Organisationen ein Paket zur Verfügung, das alle Aspekte ihrer Arbeit einschließt und Management, Durchführung sowie Realisierung von Projekten plan- und analysierbar macht. 

Was ist Salesforce für Non-Profits?

Salesforce bietet NGOs und NPOs das Nonprofit Success Pack (NPSP) weltweit  für bis zu 10 User-Lizenzen kostenlos an. Das NPSP ist ein spezifisches Set an Use-Cases für Nonprofits, das alles umfasst, was für NGOs und Nonprofits wichtig ist, wie bspw. eine offene Datenarchitektur, ein vorgefertigtes Konstituenten- (bzw. Wähler*innen-) und Spendenmanagement mit voller Flexibilität und die Koordination von Kampagnen. Dadurch können auch kleine und mittelgroße Non-Profit-Organisationen mit CRM und Marketing-Automatisierung loslegen. Die NPSP richtet sich vorrangig an Organisationen, die sich als digitale Starter sehen und step-by-step den Kosmos der digitalen Kollaboration erkunden wollen. 

Die Nonprofit Cloud (NPC) wiederum kann als weitaus mehr als das NPSP betrachtet werden. Die Lösung für NGOs/NPOs gilt als Salesforces Versprechen, NGOs und Nonprofits jetzt und in Zukunft mit den besten digitalen Möglichkeiten auszustatten, um gemeinnützige Organisationen wirksam und effizient bei ihrer Wertschöpfung zu unterstützen. Aber: Die NPC umfasst weder HEDA (Higher Education Data Architecture) noch Philanthropie.

Die NPC beinhaltet über das Angebot der Enterprise Edition hinaus außerdem die Möglichkeit eines Freiwilligen-, Spenden- und Eventmanagements.

Wie kann Salesforce von Non-Profit Organisationen genutzt werden?

Das Salesforce Paket für Non-Profits umfasst ein ganzheitliches Customer Relationship Management-System, das Organisationen dabei unterstützt, Daten zu verwalten, Kampagnen durchzuführen, Events zu organisieren und alle Mitwirkenden miteinander zu vernetzen.  Ob es Mitarbeiter, Helfer, Freiwillige oder Spender sind – die Gemeinschaft zu verbinden und in laufende Projekte und in die Arbeit an diesen zu integrieren, stellt einen wichtigen Bestandteil einer Non-Profit-Organisation dar.

Das Salesforce Non-Profit Paket umfasst unter anderem:

Datenmanagement:

Jede Organisation, die es sich zum Ziel gemacht hat, Menschen zu helfen und mit ihnen zu arbeiten, muss mit gesammelten Daten umgehen und diese verwalten. Salesforce für NPOs bietet die Möglichkeit dazu. Informationen gezielt einzusehen und zu verwerten. Das ist sowohl für das eigene Marketing, als auch den Aufbau einer einflussreichen Gemeinschaft entscheidend.

Programmmanagement:

Jede Organisation hat ihr eigenes individuelles Programm, das ihren Leitgedanken auf ihre Weise umfasst. Damit dieses Programm effizient und konsequent verfolgt werden kann, muss auch hier eine Struktur gegeben sein. Mit Salesforce können NPOs ihre Programme managen, Ressourcen organisieren, Aufgaben zuweisen, Workflows aufbauen und vieles mehr.

Kampagnen- und Eventmanagement:

Unterstützer gemeinnütziger Organisationen möchten meist keine passive Rolle in ihrem Helfen einnehmen. Sie möchten einbezogen werden, Informationen über den Fortschritt laufender Projekte erhalten und ein Teil dessen sein. Dazu müssen NPOs in der Lage sein, jeden einzelnen Unterstützer in ihre Arbeit einzubeziehen. Salesforce bietet hierzu ein durchdachtes Kampagnen- und Eventmanagement, das es erlaubt, starke Communities aufzubauen und durch intelligentes Management mehr Zeit auf die wirklich wichtigen Dinge zu verwenden.

E-Mail- und Aktivitätsmanagement:

Einblicke in diese Communities und einen Überblick über die Aktivitäten einzelner Mitglieder zu erhalten, bedeutet für NGOs und NPOs ein Plus an Möglichkeiten. Um Helfer, Unterstützer und Mitglieder auf individueller Ebene mit den richtigen Inhalten erreichen zu können, müssen Organisationen über Informationen bezüglich Aktivitäten und Verhalten dieser verfügen.

Reports & Analytics:

Die Wirkung der eigenen Arbeit auswerten zu können, legt den Grundstein für das weitere Vorgehen innerhalb einer jeden Organisation. Was konnte bewirkt werden? Wie konnte es bewirkt werden? Informationen aus laufenden und abgeschlossenen Projekten ziehen zu können, befähigt Institutionen dazu, ihre Arbeit stetig zu verbessern und an gegebene Bedürfnisse und Umstände anzupassen.

Freiwilligenmanagement:

Die Vernetzung und Organisation von freiwilligen Helfern wie auch Mitarbeitern ist einer der Kernpunkte im Arbeitsalltag einer NPO. Nicht nur diese Aufgabe, sondern auch das Werben neuer Helfer und die Organisation von Events von und für Freiwillige, kann in Salesforce gemanaged werden. Indem Einrichtungen aller Art die Möglichkeit dazu haben, Freiwilligencommunities aufzubauen und zu pflegen, können stetig neue und größere Projekte bewerkstelligt werden.

Spendenmanagement:

NGOs und NPOs erhalten in Salesforce einen ganzheitlichen Überblick über Unterstützer, Geldgeber und Spender und sind so überall und zu jeder Zeit informiert über den Verlauf von finanziellen Flüssen und Aktivitäten.

Das 1-1-1 Modell

Salesforce für NPOs und NGOs ist Teil des von Salesforce ins Leben gerufenen 1-1-1 Modells. Hinter dem Konzept steht ein einfaches Ziel: 1% der Technologie, 1% der Zeit und 1% der Ressourcen von Salesforce werden einem guten Zweck zugewandt. Kostenlose Lizenzen für Non-Profit-Organisationen, das Engagement der eigenen Mitarbeiter in gemeinnützigen Organisationen und Geldspenden helfen dabei, weltweit Projekte zu unterstützen.

Jedes Nonprofit und jede NGO fangen mal klein an. Aber sich deswegen in Zettelwirtschaft flüchten, um die Mehrkosten eines CRMs nicht tragen zu müssen? Das muss nicht sein! Für NGOs gibt es von Salesforce eine Einstiegslösung mit Rundum-Starterset: die Nonprofit Cloud! Sie wollen mehr darüber erfahren, dann schreiben Sie uns über unser Kontaktformular.

Quellen:

  • 1
    https://ichkannkochen.de/fileadmin/ichkannkochen/content/05_die-initiative/04_wirkung/2020_Ich_kann_kochen_wirkt_5_Jahre.pdf, S. 29.
  • 2
     Ebd., S. 63.