Saubere Datenbanken – Keine Macht dem Duplikat

Doppelte Datensätze: Ein Problem, das nicht nur Administratoren, sondern allen Benutzern eines CRM Systems schon einmal begegnet ist. Mit dem Frühjahr’15 Release hat salesforce.com nun reagiert und mit der Dubletten Verwaltung ein lang erwartetes Feature veröffentlicht.

//Anmerkung: Dieser Blogpost ist auch auf englisch verfügbar.//

 

Doppelte Datensätze: Ein Problem, das nicht nur Administratoren, sondern allen Benutzern eines CRM Systems schon einmal begegnet ist. Mit dem Frühjahr’15 Release hat salesforce.com nun reagiert und mit der Dubletten Verwaltung ein Feature veröffentlicht, auf das die CRM Welt gewartet hat: Es verhindert die Eingabe zusätzlicher Dubletten. Zusammen mit dem Aptly Data Quality Tool eine starke Kombination für „saubere“ Datenbanken.

 

Eine der Zertifizierungsfragen von salesforce.com für Administratoren ist: „Was müssen Sie beachten, wenn Sie Daten importieren?“. Eine der korrekten Antwortmöglichkeiten ist: „Die Daten müssen auf Dubletten geprüft und bereinigt sein“.

Die ehrliche Antwort darauf müsste aber eigentlich die folgende sein: „Ich habe zunächst alle Daten aus meinem System exportiert, dann mit wilden Excel Formeln, die ich bei Google gefunden habe und zum Teil selber kaum verstehe, versucht Duplikate zu identifizieren und diese dann manuell bereinigt. Sicher bin ich mir aber nicht, weil Meier nicht gleich Maier und auch nicht gleich Meyer ist. Ich habe für diese Liste von 100 Kontakten bestimmt 4 Stunden aufgewendet, um möglichst wenig Duplikate zu erzeugen.“

Der Import von Daten ist ja bekanntlich nur eine Quelle des Problems. In jedem Benutzer-Training fällt der Satz: „Und bevor Sie einen neuen Datensatz anlegen, suchen Sie zunächst nach einem vorhandenen“.

So viel zur Theorie – die Praxis lehrt uns, dass die Benutzung eines CRM Systems für den Vertriebler meist als lästige Pflicht angesehen wird, weil er ja schließlich zum Verkaufen da ist und nicht für administrative Tätigkeiten. Ein anderes Beispiel ist der Call-Center-Agent, der meistens auch keine Zeit für aufwändige Suchen nach Herrn Mayer/Meier/Maier hat, weil eben jener gerade am Telefon wartet. Da ist die Neuanlage oftmals schneller.

 

Duplikatsverwaltung in salesforce.com

Mit der Duplikatsverwaltung können Sie hier nun Unterstützung bekommen. Bei der Anlage bzw. beim Bearbeiten eines Datensatzes (egal ob durch einen Benutzer, den Datenimport, oder eine Schnittstelle) suchen von Ihnen definierte Regeln automatisch nach vorhandenen Datensätzen. Und das gilt für alle Standard- und benutzerdefinierten-Objekte. Dazu müssen Sie zunächst Abgleich- und Duplikatsregeln definieren.

 

Abgleichregeln

Für jedes Objekt (Accounts, Kontakte, Leads,…), das nach Duplikaten durchsucht werden soll, müssen Sie zunächst eine Abgleichregel bestimmen. In dieser definieren Sie die Felder, die bei der Suche nach vorhandenen Einträgen verwendet werden sollen. Über die Methode legen Sie fest, ob z.B. im Feld Nachname nach einem identischen oder einem ähnlichen Nachnamen (die Meier Problematik) über die Fuzzy Logik gesucht werden soll.

Duplicates2

 

Duplikatsregeln – aber warum so kompliziert?

Das beste Beispiel für Duplikate sind Leads und Kontakte. Wenn Sie Herrn Mayer als Lead anlegen, soll natürlich sichergestellt sein, dass dieser weder als Lead noch als Kontakt vorhanden ist. Hierfür erstellen Sie die verschiedenen Duplikatsregeln und vergleichen so zum Beispiel einen Kontakt mit bestehenden Kontakten oder einen Kontakt mit bestehenden Leads.

Konfigurieren Sie zudem:

  • wann die Regel angewendet wird (Neuanlage und/oder Bearbeitung)
  • ob nur ein Hinweis auf ein mögliches Duplikat erscheint oder die weitere Eingabe unterbunden wird
  • wie mit ggf. bestehenden Einschränkungen für Datenzugriffsrechte umgangen soll
  • ob ein Hinweis über das Duplikat für den Benutzer erscheint oder nur ein Hinweis in einem Duplikatsbericht abgespeichert werden soll und zu einem späteren Zeitpunkt aufgeräumt wird.

 

Aber mein System ist schon voller Duplikate. Was nun?

Die Duplikatsverwaltung in salesforce.com ist nur ein Türsteher, der neue Duplikate nicht ins System lässt. Da dieser Türsteher in den meisten Fällen erst nach Eröffnung der Feier eingestellt wurde, kann er sich nicht um die bereits vorhandenen „Gäste“ kümmern. Hier kommt das Aptly Data Quality Tool in Spiel. Mit diesem Tool können Sie Ihre bestehende Datenbank bereinigen und das sogar automatisch.

 

Duplikate finden…

Definieren Sie Suchkriterien für alle Ihre Standard- und benutzerdefinierten-Objekte und gewichten Sie jedes Kriterium prozentual. Nachdem Ihre Datensätze durchsucht und miteinander verglichen wurden, können Sie die gefundenen Duplikate anhand ihrer Duplikatswahrscheinlichkeit beurteilen und bereinigen oder ab einer von Ihnen bestimmten Grenze automatisch zusammenführen lassen.

…und bereinigen

Die verknüpften Objekte der beiden Datensätze werden dabei übernommen, einzelne Felder miteinander verglichen und zusammengeführt. Eine der größten Stärken bei der Datenzusammenführung ist die Anpassungsfähigkeit  an Ihr Business.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Bei der Zusammenführung zweier Kundendatensätze werden alle verknüpften Daten unter einem Datensatz zusammengeführt. Was aber, wenn bei beiden Kunden eine aktive Bankverbindung hinterlegt ist und diese nach der Zusammenführung der Daten Ihren Abrechnungsprozess für Gutschriften zum Erliegen bringen? Solche oder komplexere Regeln können Sie im Aptly Data Quality Tool hinterlegen und die manuelle bzw. automatische Zusammenführung von Daten verhindern, die Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse haben.

 

Verstehe, was kann das Aptly Data Quality Tool noch?

Das Tool ist in der Lage, Ihre Daten zu standardisieren, Daten zu normieren und Daten zu vereinheitlichen. Die klassischen Beispiele dafür sind:

  •   Ländernamen – Hierbei werden Daten standardisiert und vereinheitlicht, so dass statt z.B. „Deutschland“, „Germany“ und „DE“ nur noch ein Wert übrigbleibt. Das gilt auch für fehlerhafte Daten, wie z.B. „Deutschlnd“ oder „Geramny“.
  •   Branchen (Verticals) – Auch hierbei hilft das Tool dabei, Daten zu normieren und zu vereinheitlichen, so dass Sie Ihre Datenbank besser segmentieren können. Dabei werden Daten zum einen bereinigt (Data Cleansing) und anschließend zu Gruppen zusammengefasst. Ziel ist es, Ihre Daten auf eine überschaubare Anzahl und auf für Ihr Unternehmen relevante Branchentypen zu konsolidieren.
  •   Positionen (Job Titles) – Auf Grund der Fülle an unterschiedlichsten Positionsbezeichnungen hilft das Aptly Data Quality Tool in erster Linie Daten zu verdichten und z.B. zu bestimmten Funktionen zu aggregieren. Typische Beispiele wären Funktionen wie „IT“, „Marketing“, „HR“ oder „Management“. Denkbar sind genauso Abstufungen wie „Leitende Funktion“, „Mittleres Management“, „Assistenz“, usw.

Das Aptly Data Quality Tool kann über Schnittstellen an alle gängigen CRM-Systeme, wie z.B. salesforce.com und Marketing Automation Plattformen, wie z.B. Eloqua oder Pardot, angeschlossen werden. Als eine Art Daten-Katalysator für Ihr System räumt unser Tool Ihre Kontakt-Datenbank auf, fasst Datensätze zusammen und isoliert schlechte oder fehlerhafte Daten in eine „data bad bank“.

Mit Hilfe intelligenter Regeln schafft  das Aptly Data Quality Tool es zudem, bestimmte Daten logisch abzuleiten, wie etwa die Ländernamen anhand der Endung in der E-Mail-Adresse. Damit erspart Ihnen unser Tool unnötige Ausgaben für Datenzukauf und Daten-Anreicherung und holt so das Optimum aus Ihrer Datenbank heraus.

 

Haben Sie Fragen rund um das Thema Duplikatsverwaltung in salesforce.com oder hat das Aptly Data Quality Tool Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns unter connect@aptly.de!

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Heiko Jörgens

Heiko ist Business Consultant für CRM und Marketing Automation. Seine Schwerpunkte sind salesforce.com bzw. die force.com Plattform, Eloqua und Pardot. Er versteht sogar etwas von Programmierung und ist daher eine gute Schnittstelle zwischen Kunden und Entwicklung.

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