APTLY goes Agile – Unsere ersten Schritte mit Scrum I

6 Monate Scrum. 10 Sprints. Unzählige Stories, Aufgaben, Erfahrungen und Learnings. Das wollen wir mit unserer neuen Blogreihe feiern. Hier ist Teil 1!

6 Monate Scrum. 10 Sprints. Unzählige Stories, Aufgaben, Erfahrungen und Learnings. Das wollen wir mit unserer neuen Blogreihe feiern. Hier ist Teil 1!

Seit Anfang des Jahres arbeiten wir bei APTLY mit dem Scrum Framework. Inspiriert durch einen unserer Kunden, der so schon viele Jahre erfolgreich arbeitet, haben auch wir uns entschlossen, agiler zu werden und dieses Konzept bei uns in den Teams zu integrieren. Nach einem halben Jahr finden wir es nun an der Zeit, unsere Arbeit und Erfahrungen mit Scrum zu reflektieren. Und natürlich wollen wir Ihnen das nicht vorenthalten. Aber zuerst einmal …

 

Was ist Scrum? Und für was ist es eigentlich gut?

Viele von Ihnen haben sicherlich schon einmal etwas von Scrum gehört, einige wahrscheinlich noch nicht. Oder Sie kennen den Ausdruck nur vom Hören-Sagen und haben keine genaue Vorstellung davon, wie diese agile Arbeitsweise eigentlich funktioniert. Dies wird sich durch eine kurze Einführung in die Welt des Scrums gleich ändern.

Scrum bezeichnet eine Arbeitsweise aus dem Projekt- und Produktmanangement, die ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung kommt. Mittlerweile wird sie jedoch auch von Teams in vielen anderen Geschäftsfeldern genutzt. Um Scrum zu verstehen, muss man wissen, welche Bestandteile benötigt werden, wie diese eingesetzt werden und miteinander agieren.

 

1.Die Elemente

  • Scrumboard
    Bei APTLY pflegt jedes Team ein eigenes Scrumboard in Form eines großen Whiteboards. Auf diesem Board dokumentiert das Team alle Entwicklungen und Fortschritte an angenommenen Aufgaben mithilfe von Post-its und macht transparent, welche Aufgaben sich gerade in Bearbeitung befinden (In Progress), welche reviewt werden (Review) und welche bereits erfolgreich abgearbeitet wurden (Done). Bei APTLY führen wir im Board zusätzlich eine Ad-hoc-Lane, die es uns ermöglicht, kurzfristig im Betrieb auftretende Aufgaben zügig zu bearbeiten, solange das Sprint Goal nicht gefährdet ist.
  • Stories
    Im Scrum wird aus jeder zu bearbeitenden Aufgabe, sei sie noch so groß oder klein, eine Story erstellt. Stories entstehen grundsätzlich aus Business Cases von Kunden, wobei als Kunde auch etwa der eigene Geschäftsführer dienen kann, der interne Anforderungen hat. Dieser Business Case soll durch das Anlegen einer Story genau beschrieben und definiert werden, um jedem Teammitglied den Wert und Sinn der Aufgabe transparent zu machen. Zudem ist es auch wichtig zu beschreiben, was NICHT Teil der Story (Out of Scope) sein soll und welche möglichen externen Hindernisse (Impediments) sowie Abhängigkeiten es gibt, die die erfolgreiche Umsetzung und Fertigstellung der Story gefährden könnten.
  • Backlog
    Hierunter versteht man die Liste aus anstehenden Stories, die kontinuierlich gepflegt, priorisiert und erweitert wird. Das Product Backlog dient dem Team zur Orientierung und Planung aller kommenden Aufgaben, das Sprint Backlog zur Orientierung und Planung aller aktueller Aufgaben (siehe Punkt 3).

 

2.Die Beteiligten

Scrum unterscheidet in verschiedene Rollen, die eingenommen werden und aktiv in den Scrum Prozess involviert werden. Typischer Weise gibt es hier drei Rollen von Beteiligten:

  • Das Team – „Build the thing right and fast“
    Die primäre Aufgabe des Teams ist es, die Stories im aktiven Sprint zu bearbeiten und nach erfolgreicher Review durch den PO zu burnen, dass heißt in adäquater Qualität erfolgreich abzuschließen und zu präsentieren. Durch die zuverlässige Bearbeitung und Lieferung entsteht ein hohes Vertrauen vom PO in das Team.
  • Der Product Owner (PO) – „Build the right thing“
    Die Aufgabe des POs ist es, dem Team die richtigen Prioritäten zu geben, um mit dem verfügbaren Budget den maximalen Business Value zu liefern. Der PO hat damit die alleinige Entscheidung darüber, welche Stories in den nächsten Sprint kommen und ist für die Arbeit des Teams verantwortlich. Dies kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Entscheidungen des PO von allen Beteiligten respektiert werden.
  • Der Scrum Master – Prozessmanager, Koordinator und Konfliktlöser
    Der Scrum Master ist Coach für das Team. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass Scrum richtig verstanden und gelebt wird sowie den gesamten Prozess als Außenstehender zu managen und zu koordinieren. Darüber kann er zu Beginn der Einführung von Scrum helfen mögliche Hindernisse zu bewältigen. Jedoch liegt es in seinem Interesse das Team im Laufe der Zeit immer mehr zur Selbsthilfe zu coachen und zu motivieren.

Neben den drei aktiven Beteiligten gibt es zudem noch eine vierte, externe Gruppe an Personen:

  • Die Stakeholder – Anforderer und Budgetgeber
    Die Rolle der Stakeholder ist es, Anforderungen zu stellen und/oder das Produkt am Ende zu nutzen. Zudem liefern sie die Budgets, die für die Bearbeitung der Aufgaben zur Verfügung stehen. So gehören zum Beipiel alle Kunden zu den Stakeholdern. Diese arbeiten besonders intensiv mit dem Product Owner zusammen, um sicherzustellen, dass das Arbeitsergebnis eines Sprints akzeptiert wird und danach vom Stakeholder selbst eingesetzt werden kann.

 

3.Der Prozess – Planning. Sprinting. Review. Retro. Repeat.

  • Der Sprint
    Das Herzstück von Scrum ist der Sprint. Als solchen bezeichnet man einen vorher festgelegten, regelmäßigen Zeitraum, in dem das Team intensiv an Stories arbeitet. Bei APTLY dauert ein Sprint 14 Tage. Die Teams arbeiten ausschließlich an den Stories, auf die sie sich im Planning festgelegt haben, bis auf vereinzelte Ad-hoc-Aufgaben. Die Anzahl und der Umfang der Aufgaben dürfen während des Sprints auch nicht vergrößert werden; verkleinert hingegen schon, solange das Sprint Goal und der versprochene Business Value weiterhin nicht gefährdet sind. Das Sprint Goal ist das Commitment des Teams, am Ende alle Aufgaben des Sprints unter den festgelegten Qualitätsanforderungen abzuarbeiten und somit auf „Done“ zu schieben.
  • Das Planning
    Bevor ein neuer Sprint losgehen kann, muss dieser geplant werden. Und jeder im Team hat hier ein Wörtchen mitzureden. Im Fokus des Geschehens stehen folgende Fragen:

    • Welche von diesen Stories sind ‚ready’, um sie erfolgreich bearbeiten zu können?
    • Welche offenen Fragen müssen geklärt und welche Abhängigkeiten gelöst werden, bevor das Team loslegen kann?
    • Haben wir im Team hinreichende Kapazitäten und Know-how um die Aufgaben zu bearbeiten?

    Gemeinsam mit dem PO diskutiert das Team diese Fragen im Planning und entscheidet, welche und wie viele der Stories in den Sprint Backlog gezogen, sprich welche Aufgaben in der Zeit bis zum nächsten Planning bearbeitet werden sollen. Zudem werden die Aufgaben nach Komplexität in verschiedene Größen eingeordnet. Wir bei APTLY arbeiten derzeit mit den Größen S, M, L und XL, wobei S eine gering komplexe Aufgabe ist, während eine XL Aufgabe praktisch den kompletten Sprint einnehmen kann und im besten Fall in kleinere Teilaufgaben aufgebrochen wird. Die Anzahl der Aufgaben, die hierbei ausgewählt werden, hängen stark von der Größe der Aufgaben und der Verfügbarkeit der Teammitglieder ab. Die Klassifizierung einer Story in eine Komplexitätsgröße erfolgt durch das gesamte Team und erfordert den Konsens aller (“Alle verstehen die Aufgabe und können ihren Beitrag leisten”).

  • Die Sprint Review
    Nach dem Sprint ist vor dem Sprint! Doch bevor die Planung zu einem neuen Sprint beginnt, setzen sich das Scrum Team, der PO, die Stakeholder und alle Interessierten zusammen, um die im abgeschlossenem Sprint bearbeitenden Aufgaben und die daraus entstandenen Ergebnisse zu präsentieren. Dieser Termin ermöglicht ein direktes Feedback zu den Arbeitsergebnissen, die dann priorisiert und im Hinblick auf bestmögliche Ergebnisse ggf. auch schnell umgesetzt werden können. Dadurch entsteht ein hohes Level an Transparenz nach außen und Anerkennung nach innen.
  • Die Retro
    Nach der Review findet die sogenannte Retro vor dem neuen Sprint Planning statt. Hier reflektiert das Team im Gegensatz zur Review nicht die Aufgaben des letzten Sprints und deren Bearbeitung, sondern vielmehr sich selbst. Neben den einzelnen Teammitgliedern ist auch nur der Scrum Master anwesend, der die Diskussion leitet. Hier können Aspekte besprochen werden, wie die Zusammenarbeit oder auch Kommunikation innerhalb des Teams ablief und was in dieser Hinsicht verbessert werden kann.

Repeat!

 

  • Der Daily Standup– Let’s Stand Up
    Für die derzeit zwei SCRUM Teams bei APTLY heisst es jeden Morgen um 09:30 Uhr und 10 Uhr im Office: Zeit für das Daily! In diesem 15-minütigen Stand Up treffen sich alle Mitglieder dieses Teams am Scrum Board, um die aktuellen Entwicklungen des Sprints kurz zu besprechen und jeden auf Stand zu den einzelnen Stories zu bringen. Um den Daily Stand Up tatsächlich auf  maximal 15 Minuten zu begrenzen, sollen von jedem nur 3 (!) Fragen beantwortet werden:

    • Was habe ich gestern gemacht?
    • Was mache ich heute?
    • Sehe ich irgendwelche Impediments (Hindernisse), die uns an der Zielerreichung des Sprint Goals hindern?


Das ist aus eigener Erfahrung meist leichter gesagt als getan. Aber bekanntlich macht Übung ja den Meister.

Soviel zur Theorie. In Teil II gibt’s ein bisschen Praxis und ein bisschen davon wie Scrum bei uns funktioniert: Was wir konkret aus Scrum gelernt haben, finden Sie hier.

 

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Charlotte Schwerdtfeger

Charlotte studiert erfolgreich Unternehmensführung im Master und ist nebenbei einer unserer Marketing Automation Spezlialisten, die so einige Tricks auf Lager hat.

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