APTLY goes Agile – Unsere ersten Schritte mit Scrum II

Scrum ist ein hilfreiches System, das aber auch ein paar Stolperfallen enthält. Was wir uns bei der Implementierung gedacht und was wir daraus gelernt haben, erfahren Sie hier in Teil 2 unserer Scrum Reihe.

Im ersten Teil unserer Scrum Blogreihe haben wir die verschiedenen Elemente, Rollen und Prozesse der agilen Arbeitsweise Scrum vorgestellt. So wichtig Theorie auch ist, wollen wir jetzt vorstellen, wie sich die Umsetzung spezifisch für uns innerhalb der letzten 6 Monate gestaltet hat!

 

How to Scrum@APTLY

Wie einige von Ihnen vielleicht wissen ist APTLY aus zwei Unternehmen entstanden – code mitte und Engage Marketing. Durch die Zusammenführung sind zwei Expertenwelten aufeinander geprallt – nun hieß es „Marketing Gurus meet Code Cracks“. Jeder Mitarbeiter des neu entstandenen Unternehmens war in seinem Bereich spitze, hatte jedoch auch wenig Ahnung von dem, was die neuen Kollegen eigentlich genau machen und arbeitete größtenteils in den eigenen Expertenteams. Dadurch blieben mögliche Potenziale ungenutzt, da nicht transparent war, wer eigentlich welche Punkte in seinem Portfolio hat.

Kurz gesagt: Der Zusammenschluss wurde erfolgreich umgesetzt und implementiert, aber es war noch Luft nach oben.

Die Idee war nun, interdisziplinäre Teams zu bilden, die sich regelmäßig austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten, um unseren Kunden einen noch größeren Mehrwert bieten zu können. Dadurch sollte mehr Transparenz geschaffen und das Teambuilding gefördert werden. Zusätzlich sollte eine bessere Planbarkeit sichergestellt werden – für uns im Team und für unsere Kunden.

Gesagt, getan. Aber wie genau werden diese Ideen umgesetzt und nachhaltig in das Team implementiert?

 

Den Anstoß zur Einführung von agilem Arbeiten brachten einige APTLY-Mitarbeiter, die sich als begeisterte Nutzer bereits mit dieser Arbeitsweise auskannten. Zudem konnten wir die erfolgreiche Nutzung von Scrum bereits bei einem unserer Kunden beobachten.

Für die Einführung des Konzepts wurden zwei Experten ins APTLY-Office eingeladen, die mit dem ganzen Team einen zweitätigen Workshop durchführten. Neben theoretischen Lerneinheiten lag ein großer Fokus auf praktischen Übungen, sodass das Team spielerisch an die agile Arbeitsweise herangeführt wurde. Darüber hinaus konnte das Team in den ersten Tagen und Wochen nach dem Workshop und der Einführung auf die Erfahrungen der alten Scrum-Hasen bauen, sodass sich APTLY selbst intern tatkräftig unterstützte.

 

Seit diesem Startschuss ist ein halbes Jahr ins Land gezogen. Und natürlich ist es am interessantesten, welche Erfahrungen die einzelnen Kollegen mit der neuen Arbeitsweise gemacht haben. Wir haben ein paar Erfahrungsberichte für Sie zusammengestellt. Lesen Sie selbst:

 

“Einen großen Vorteil bei der Arbeit mit Scrum sehe ich darin, dass jedes Teammitglied einen Überblick über aktuelle und kommende Projekte bekommt. Es können Aufgaben verteilt und als Team erledigt werden, wodurch sich eine höhere Zuverlässigkeit im Erledigen der Arbeit und Transparenz auf Kundenseite ergibt. Ich persönlich empfinde Scrum aufgrund der genauen Planung und Aufgabenstellung als sehr angenehm – gerade als Auszubildender läuft man so weniger in unvorhergesehene Probleme.“

Oliver Flatow, Trainee Developer & Mitglied in einem der Scrum-Teams

 

“Während der bisherigen Scrum Sprints konnte ich eine sehr positive Teamentwicklung, gute – und auch skillübergreifende – Zusammenarbeit sowie eine hohe Motivation durch Selbstbestimmung und Übernahme von Verantwortung der einzelnen Teammitglieder beobachten. Auf der anderen Seite werden  Missstände hinsichtlich interner Prozesse und fehlender Strategien transparent. Scrum bietet hier also auch eine Chance zur Organisationsentwicklung und Verbesserung der (Zusammen-)Arbeit und Qualität.
Was mir besonders gut gefällt?
Effektive Kommunikation statt endloser und ergebnisloser Diskussionen und weitestgehend ungestörtes fokussiertes Arbeiten!”

Renate, Finances Administration & Scrum-Master

 

Scrum ist ein im Kern einfaches Framework, das vor allem Disziplin erfordert. Aus diesem Grund kann die Arbeitsweise in der Umsetzung komplex sein und man kann schnell in Sackgassen laufen, wenn man das Framework nicht beachtet. Ein bisschen Scrum, das funktioniert nicht – ganz oder gar nicht ist das Motto. Ein paar der Stolpersteine können aber auch mit folgenden Tipps galant umgangen werden:

 

Tipps und Tricks

  • Ordnung ist das halbe Leben
    Dies gilt auch für das Scrum Board. Ohne Ordnung kann es schnell zu einer unkontrollierbaren Post-it-Flut kommen, bei der keiner mehr durchsteigt. Um einen guten Überblick über alle offenen Stories, Tasks und Ad-hoc-Anfragen zu behalten ist es wichtig, das Scrum Board in einem ordentlichen und strukturierten Zustand zu halten. Dabei können Story-Lanes, die Ad-hoc-Lane sowie eine einheitliche und angemessene Beschriftung der Tickets helfen.
  • Out-Tasking ist die Devise
    Je kompakter die Aufgabenpäckchen einer Story, desto besser ist der aktuelle Stand der Story für alle ersichtlich. Und auch den Teammitgliedern, die auf der Story sitzen, fällt es leichter, diese am Ende zu burnen. Denn durch verschiedene Tasks kann eine Story übersichtlich strukturiert und einzelne Aufgabenpäckchen zwischen verschiedenen Personen aufgeteilt werden.
  • Eine Story, viele Helfer
    Auch wenn Scrum vorgibt, dass nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht, sondern interdisziplinär an Stories gearbeitet werden soll, haben Teams mit eingefahrenen Dynamiken oft Schwierigkeiten, diese Arbeitsweise zu verinnerlichen. Dies soll nicht heißen, dass Teams nicht vorher schon gut zusammengearbeitet haben, sondern vielmehr, dass die Zusammenarbeit durch das Aufbrechen von Aufgaben Sub-Tasks transparenter und leichter teilbar wird. Vor allem die aktive Zusammenarbeit von Team-Mitglieder aus verschiedenen Wissensbereichen in kontinuierlichem Austausch fördert die Scrum Idee und hilft Potenziale noch besser zu nutzen.
  • Keep the information flow
    Einer der wichtigsten Grundsätze von Scrum ist die Transparenz. Alle Beteiligten sollen jeder Zeit auf aktuellem Stand sein und die Entwicklung aller Stories im Sprint nachvollziehen können. Um dies zu garantieren, muss ein kontinuierlicher Informationsfluss von allen Team-Mitgliedern gelebt werden, sei es über das Daily oder externe Kommunikationswege, wie Gruppenchats.
  • Sprint Goal & Ad-hoc Lane – Ein Balanceakt
    Jeder kennt das. Eigentlich sitzt man an einer Aufgabe, die am nächsten Tag fertig werden muss. Und plötzlich poppt ganz unerwartet ein riesiges To-do auf. Allerdings können sich in scheinbaren Ad-hoc Aufgaben auch ganze Stories verstecken. Daher sollte man sich immer die Frage stellen, ob es sich tatsächlich um eine Ad-hoc-Aufgabe handelt oder ob das Ticket in das nächste Sprint Planning aufgenommen und zu einer Story ausgebaut werden sollte. Dies sichert Planbarkeit – für Kunden und Team.

 

So viel zunächst zu unseren ersten Schritten mit Scrum. Wir hoffen diese Erfahrungswerte helfen Ihnen weiter! Teilen Sie uns gerne Ihre Einblicke in den Kommentaren mit – ganz agil.

 

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Charlotte Schwerdtfeger

Charlotte studiert erfolgreich Unternehmensführung im Master und ist nebenbei einer unserer Marketing Automation Spezlialisten, die so einige Tricks auf Lager hat.

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