Zusammenfassung: Versuche nicht ein Problem zu lösen, das keines ist. Wieviel “Problem” steckt in der Nutzung von Excel? Nahezu jede Excel-Tabellenkalkulation enthält Fehler. Zudem müssen Angestellte knapp ein Drittel ihrer Zeit in Excel mit Formatierungsarbeiten verbringen. Auch mit anderen Office-Tools liegt die vertane Zeit der Wertschöpfung ähnlich hoch. Aber nicht nur in Tabellenblättern können Fehler auftreten. Eine falsche Dateiendung kann in besonders kritischen Situationen selbst Gesundheitsämter in Erklärungsnot bringen. Knapp 2,5 Wochen pro Jahr ist jede*r Angestellte mit Excel-Formatierungsarbeiten beschäftigt. Da sind die anderen drei des gängigsten Office-Quartetts (neben Excel sind das Word, PowerPoint, Outlook) noch gar nicht eingerechnet. Dieser Missstand kostet jedes Unternehmen viel Geld, aber noch wichtiger, er hindert Ihre Angestellten daran, für Ihr Unternehmen wertschöpfend wirksam zu werden. Kollaborative Tools helfen hier. Allein im Vertrieb kann eine durchschnittlich 44-prozentige Steigerung der Produktivität festgestellt werden. Ein Großteil aller Unternehmen in Deutschland haben diesen Wandel bereits vollzogen oder stecken mittendrin. Aber noch immer zögern viele Unternehmen, auch Hidden Champions, in 2022 damit, mit cloudbasierten Tools wirksamer zu arbeiten. Et hätt noch immer joot jejange – aber wie lange noch? 

Eine Markteinschätzung zum Stand der Digitalisierung in Deutschland am Beispiel von Formatierungsarbeiten in Excel

Ja, Veränderungen bedeuten Arbeit. Der Mensch neigt dazu, Veränderungen nur zuzulassen, wenn explizit auch der Mehrwert abgebildet wird. Bei Unternehmen ist das nicht anders, schließlich stecken hinter jedem (nicht) erfolgreichen Unternehmen eine Ansammlung verschiedenster Charaktere, die zusammen (nicht) an einem Strang ziehen. Veränderungen per se müssen ja nicht negativer Natur sein. Viele Unternehmen zögern selbst in 2022 immer noch damit, Marketing, Vertrieb oder auch Services und – am aus unserer Sicht schockierendsten – das Kundenmanagement bzw. Customer Relationship Management zu digitalisieren. Doch wie bei vielen Sachen sind Veränderungen meistens eine Kopfsache. Daher nehme ich Sie auf eine kleine Wandel-Wanderung mit. 

Der Teufel steckt “in der Datei”

Stellen Sie sich vor, ihr Betrieb arbeitet noch mit Excel-Tabellen, die von Postfach zu Postfach, von Ordner zu Ordner hin und her geschoben werden. Mal als .xls, mal als .xlsx abgespeichert. Kein Problem? Fragen Sie zuerst mal bei Prof. Ray Panko1 Panko (2016): What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today: The Facts, Why We Don't Believe Them, and What We Need to Do.  nach. Er durchforscht seit über 20 Jahren Excel-Fehler in der Datenmatrix. Und er kommt zum Schluss, dass in eigentlich so gut wie jeder größeren Tabellenkalkulation Fehler enthalten sind.2 Capital 10/2021, S. 68 f. Es sind mal kleinere, mal größere Fehler dabei. Siehe das Enron-Beispiel in Hermanns Studie3Hermanns (2015): Enron's Spreadsheets and Related Emails: A Dataset and Analysis. zur Untersuchung des Enron-Skandals. 24% der 15.770 Excel Spreadsheets zuM Enron-Fall, die insgesamt über zwei Millionen Formeln beinhalteten, hatten demnach Fehler in den Excel-Formeln enthalten.4ebd.

Ein weiteres Beispiel: Michael Brodie, der damalige Interimschef der britischen Gesundheitsbehörde (PHE), befand sich in akuter Erklärungsnot, nachdem ihm im Oktober 2020 knapp 16.000 positive Coronafälle aufgrund einer falschen Excel-Dateiendung einfach “verloren gegangen” sind. Tausende Briten haben somit gar nicht oder zu spät von ihren möglichen Risikokontakten erfahren. Die Begründung: Es sei ein “technischer Fehler” gewesen. Natürlich kann man nicht von jedem Sachbearbeiter verlangen, über explizites Excel-Fachwissen zu verfügen. Dass .xls-Dateien maximal rund 64.000 Zeilen und 256 Spalten speichern können – .xlsx-Dateien dagegen über eine Million Zeilen und über 16.000 Spalten, ist sicherlich nur einem verschwindend kleinen Anteil an Personen bekannt. 
Aber solch Wissen wird wichtig, wenn es wie in diesem Fall drauf ankommt – und die digitale Prozessabwicklung mit einem Werkzeug wie Excel umgesetzt wird. Je komplizierter die Excel-Tabelle, desto fehleranfälliger. Ich würde hier schon eher von einem systemischen Fehler sprechen – denn solch Wissen verbessert Ihre Wertschöpfung nicht.

Raus aus der Formatierungsarbeit – rein in die Wertschöpfung

Zurück zum Kern meiner kleinen Gedankenreise. Sie arbeiten mit Exceltabellen, die vielleicht sogar mit Makros ein wenig mehr digitale Dynamik bekommen haben, aber Sie müssen dennoch viele Daten weiter händisch in ihre Datenmasken nachtragen? Da sind Sie nicht allein. Haben Sie mal eine Kalkulation des Zeitaufwands angestellt, der allein durch das Formatieren von Excel-Tabellen drauf geht?
Eine aktuelle Erhebung zeigt, dass Büroarbeiter pro Woche durchschnittlich 7 Stunden mit Excel verbringen, also nahezu einen ganzen Arbeitstag pro Woche. Davon gehen 130 Minuten (31%) der Zeit allein für Formatierungsarbeit drauf.5Die große Office-Software Studie – Wie Unternehmen mit Office arbeiten, 05/2020, Empower. Schriften anpassen, Farben auswählen, Abstände vereinheitlichen, etc. Bei der Verwendung von Office-Software gehen generell durchschnittlich 30% für solche Formatierungsarbeiten6 Wöchentlich weitere 7h für Präsentationen (Anteil Formatierungsarbeit 36%), 8h Textverarbeitung (31%) und 9h E-Mails (22%), siehe Die große Office-Software Studie, S. 6ff. verloren. Im Schnitt verbringen ihre Mitarbeitenden einen Arbeitstag pro Woche mit Formatierungsarbeiten.7 Damit sind alle Formatierungsarbeiten in Excel, Word, PowerPoint und Outlook gemeint. 

Rechnen wir das auf ein ganzes (Arbeits-)Jahr hoch, verbringt – bei 6 Wochen Urlaub –  jede*r Ihrer Angestellten, der mit Tabellenkalkulation arbeitet, bei 46 Wochen á 5 Arbeitstage, eine Arbeitszeit von 6.000 Minuten mit Formatierungsarbeiten, also rund 100 Stunden. Demnach sind diese pro Jahr 2,5 Wochen Arbeitszeit allein mit der Formatierung von Excel-Tabellen beschäftigt
Hat ihr Betrieb mehr als 18 Angestellte, die mit Excel arbeiten, dann sind diese insgesamt ein ganzes Jahr mit Formatierungsarbeiten beschäftigt. Sie könnten auch extra eine 19. Person anstellen (und eine 38., 57,… Sie wissen worauf ich hinaus will), die sich ganzjährig dieser Formatierungsarbeiten annimmt. Verdient diese den bundesweiten Durchschnittslohn, der aktuell bei 47.700€ brutto/Jahr83.975€/brutto pro Monat* 12 Monate = 47.700€. Stand Q3/2021, Quelle: Statista. Ohne 13. Jahresgehalt, ohne Urlaubsgeld, ohne Boni. liegt, dann sind dies erhebliche Ausgaben für Ihren Betrieb. Dazu kommen dann noch Arbeitgeberanteile an den Sozialbeiträgen.

Wie steigere ich als Unternehmer die Produktivität meiner Angestellten? 

Oder: Sie nutzen ein kollaboratives System, das keinerlei solcher Arbeiten benötigt und an jedem Ort, an dem Sie und Ihre Mitarbeitenden tätig sind, die gleichen Daten vorliegen haben. Ein Unternehmen besteht aus hunderten von informationellen und transaktionalen Touchpoints. Es geht darum, Wissen anzueignen und diese in Ihrem Unternehmen in wertschöpfende Aktivitäten umzuwandeln. Diese in Excel ansammeln zu wollen ist möglich, aber lohnt selbst in kleineren mittelständischen Betrieben meist nicht. Natürlich muss auch ein CRM gepflegt werden, ist dieses jedoch im ständigen Sync mit allen Datenablageorten, erleichtern Sie sich die Datenverwaltung mit einem CRM immens. 

Quelle

Allein im Vertrieb ist durch den Einsatz von CRM-Systemen eine Produktivitätssteigerung von durchschnittlich 44% machbar. Und mit der Einführung eines CRM-Systems kommt auch ein satter ROI zustande, der beim 8-9-fachen der Investitionen liegen kann. Aber auch die Industrie in der DACH-Region will vermehrt den digitalen Rückstand aufholen. Einer Umfrage von Capgemini zufolge, werden 73% der befragten Unternehmensverantwortlichen9 n=128, IT- und Fachverantwortliche in Großunternehmen und Behörden im DACH-Gebiet ihre IT-Ausgaben in 2022 erhöhen. Laut dieser jährlich erscheinenden Studie ist der Erneuerungswille in der Industrie seit 2003 noch nie so hoch gewesen. Knapp ein Drittel der befragten Entscheider erhöhen die IT-Investitionen im Unternehmen um mehr als 10%. Zudem sinkt der Anteil der Ausgaben für den Erhalt der bestehenden Systemlandschaft laut Umfrage von 47% (2021) auf 44% in diesem Jahr. Dafür steigen die Ausgaben für Modernisierungen um 5%. Ein Großteil des Budgets für IT-Modernisierungen (32% des Gesamtbudgets) sollen vor allem cloudbasierte Projekte vorantreiben.

“Aber @LukasSchröder, es geht hier um eine Investition auf zwei Ebenen, bevor ich im Unternehmen den versprochenen Effekt sehen kann. Als Unternehmer muss ich doch doppelt investieren: Finanzielle Mittel UND personelle Kapazitäten, die für Initiativen der Digitalisierung notwendig sind. ”

Lukas Schröder: „Exakt, 100% korrekt. Eine Initiative zur tieferen Digitalisierung ist nur erfolgreich, wenn die Fähigkeit der Organisation verbessert wird, den Mehrwert für heutige und zukünftige Kunden zu erbringen. Dazu ist eine fortlaufende Anpassung notwendig, sodass Mitarbeiter den größten Teil ihrer Arbeitszeit wirksam und sinnvoll verbringen. Ein kompromissloser Blick auf den Mehrwert für Kunden (Customer Experience) und die dafür notwendige Mitarbeitererfahrung (Employee Experience) wirkt sich nachweislich auch positiv auf Ihren Umsatz aus.  Wenn Sie Ihren Angestellten Wirksamkeit im Arbeitsalltag bieten wollen, reduzieren Sie unnötige Beschäftigung (“Muda”) wie bspw. das Formatieren von Excel-Tabellen, weitestgehend. Schaffen Sie lieber Strukturen, die es Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, mit dem, was sie tun, einen Mehrwert für Ihre Kunden zu kreieren.“

Gibt es Unternehmen, die “zu erfolgreich” für Digitalisierung sind?

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was soll die Frage? Wie kann ein Unternehmen denn “zu erfolgreich” sein? Wie Sie vielleicht am Kölner Lokalkolorit im Titel erkennen können, gibt es diverse Bezeichnungen für dieses Verhaltensmuster der Modernisierungsverschleppung, die sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld die Entwicklung einer Person/eines Unternehmens stark hemmen kann. Wir beobachten den Markt sehr genau. Es gibt immer noch genügend Unternehmen in Deutschland, denen es vielleicht aufgrund ihrer stabilen Marktlage noch kein Bedürfnis ist, bspw. Leads in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten, zu analysieren und zu berichten. Mit über 10 Jahren Branchenerfahrung und zahlreichen zufriedenen und nun digital bestens aufgestellten Kunden wissen wir aber nur zu gut, dass in der Industrie in den kommenden Jahren kein Weg an einer ganzheitlichen Digitalisierung vorbeiführen wird. 

Im Übrigen geht es nicht darum, ob sich jemand zum Beispiel über kollaboratives Pipeline-Management freut, sondern darum, dass nachweislich durch den wirksamen Einsatz der Salesforce Sales Cloud die Effektivität Ihres Vertriebs um durchschnittlich 44% gesteigert wird. Jede Abteilung kann profitieren: Sei es Ihr Vertrieb oder Ihr Marketing, die mit teil-automatisierten Prozessen viel mehr Zeit fürs Wesentliche haben – Ihre Kunden oder für Product Lifecycle Management, um Effektivität von Produktlaunches und Produktersetzungs-Kampagnen zu steigern. Oder Ihr Serviceteam, das mit Kunden über verschiedenste Kanäle kommunizieren muss und jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen haben sollte? Wir sorgen zusammen mit Ihnen dafür, dass sich die Ergebnisse rund um Ihre Kunden spürbar verbessern. 

Quellen:

  • 1
     Panko (2016): What We Don't Know About Spreadsheet Errors Today: The Facts, Why We Don't Believe Them, and What We Need to Do. 
  • 2
     Capital 10/2021, S. 68 f.
  • 3
  • 4
    ebd.
  • 5
    Die große Office-Software Studie – Wie Unternehmen mit Office arbeiten, 05/2020, Empower.
  • 6
     Wöchentlich weitere 7h für Präsentationen (Anteil Formatierungsarbeit 36%), 8h Textverarbeitung (31%) und 9h E-Mails (22%), siehe Die große Office-Software Studie, S. 6ff.
  • 7
     Damit sind alle Formatierungsarbeiten in Excel, Word, PowerPoint und Outlook gemeint.
  • 8
    3.975€/brutto pro Monat* 12 Monate = 47.700€. Stand Q3/2021, Quelle: Statista. Ohne 13. Jahresgehalt, ohne Urlaubsgeld, ohne Boni.
  • 9
     n=128, IT- und Fachverantwortliche in Großunternehmen und Behörden im DACH-Gebiet